A Arte da Guerra de Sun Tzu

EQUILIBRAR O CAIXA DA SUA EMPRESA

Todos tem que buscar obstinadamente seu ponto de equilibrio, mas o que seria isso?
PONTO DE EQUILÍBRIO: Quando as receitas e despesas se igualam.
Há duas maneiras de encurtar o caminho para o ponto de equilíbrio. A primeira é reduzir os custos fixos ao máximo, a outra é turbinar as vendas. Certifique-se de que os produtos mais rentáveis são os que tem maior saída - se você vender muito a uma margem de lucro reduzida, não alcançará rapidamente o equilíbrio. Depois é essencial acompanhar os gastos e as receitas mês a mês para prever quando o negócio conseguirá bater essa meta.
PARA SAIR LOGO DO VERMELHO, A EMPRESA TERÁ DE REVER AS ESTRATÉGIAS DE VENDAS E REFAZER AS CONTAS PARA VER SE ESTÁ COBRANDO O PREÇO ERRADO.

A FÓRMULA - COMO CALCULAR O PONTO DE EQUILÍBRIO DE SUA EMPRESA

PONTO DE EQUILÍBRIO = GASTOS FIXOS / (dividio) (100% - gastos variáveis - custo unitário)
Para entrar na fórmula, esse valor deve ser transformado em porcentagem; para isso, divida o custo unitário pelo preço final. Se um produto tem o custo de R$75 e é vendido a R$166,67, divida 75/166,67=0,45 ou 45%
Seguindo o exemplo da empresa que tem R$20 mil de gastos fixos e 30% de variáveis, segue:
PONTO DE EQUILÍBRIO = 20.000 / (100%-30%-45%)
                                           = 20.000 / 25% ou 0,25 = R$80.000,00
1 ano - é o período considerado normal para uma empresa chegar a seu ponto de equilíbrio
2 anos - é o prazo máximo para que um novo negócio atinja essa meta.

FUTURAMENTE COLOCAREI A DISPOSIÇÃO PARA DOWNLOAD FERRAMENTAS PARA FLUXO DE CAIXA

QUANTO CUSTA MEU PRODUTO? COMO CALCULAR O PREÇO MAIS ADEQUADO?

PASSO A PASSO DE FORMA SIMPLIFICADA

PASSO 1: CUSTO UNITÁRIO: Soma dos gastos para produzir ou adquirir cada unidade. Inclui compra de matéria prima, mão de obra para a produção e imposto da nota fiscal de compra por exemplo.

PASSO 2: GASTOS FIXOS: Despesas que não variam, como aluguel e salários de funcionários. Devem ser transformados em porcentagem. Para isso divida os gastos fixos (20 mil, por exemplo) pelo faturamento mensal (R$200 mil): o resultado será 0,1, ou seja, 10%.

PASSO 3: GASTOS VARIÁVEIS: Variam de acordo com o desempenho - é o caso de impostos sobre as vendas, comissões de vendedores, frete, embalagens e taxas de operadoras de cartões. Para chegar ao percentual que será usado na fórmula do preço, some tudo e divida essa quantia pela receita das vendas.
Exemplo: R$3 mil embalagens + R$35 mil impostos + R$17 mil comissões + R$5 mil taxas = R$60 mil
R$60 mil dividido por R$200 mil (vendas) = 0,3 ou 30%

PASSO 4: MARGEM DE LUCRO: Estimada pelo empreendedor (pesquise qual é a média do seu segmento de atuação)
A FÓRMULA: Usando os valores exemplificados acima, estimando custo unitário de R$75 e lucro de 15%, temos:
PREÇO DE VENDA = Custo unitário / (dividido) (100% - gastos fixos - gastos variáveis - margem de lucro)
Usando o exemplo acima teremos:
75 / (-10%-30%-15%)=75 / 45% =R$166,67

COMO CALCULAR CÁPSULAS GASTRORESISTENTES NO FÓRMULA CERTA – ALTERNATE

Primeiramente você tem que ter cadastrado no sistema em PRODUTOS as cápsulas gastroresistentes ou entéricas que você possuir.

Incluindo novos tipos de cápsulas (clorofila, vegetais, etc.)

Outra grande vantagem deste módulo é a possibilidade de incluir novos tipos de cápsulas sem depender da Alternate. Suponha que você queira incluir a cápsula vegetal, com seus volumes, preços etc. Isto será feito de forma simples e rápido.

Veja como proceder:

Siga procedimentos para acessar a nova tabela de cápsulas e na seção Tipo de cápsulas clique no botão Adicionar será apresentada a janela cápsula:

Depois de adicionar o tipo de cápsula, vamos adicionar as cápsulas para esse determinado grupo, no meu caso os GASTRORESISTENTES.

Estando todas as cápsulas adicionadas, vamos para RECEITAS calcular uma fórmula;

Está pronto, na ficha de pesagem vai sair a cápsula escolhida baseada no que você colocou em parâmetros. Para maiores informações, sugiro que leia o manual de parâmetros oficial do desenvolvedor do software (ALTERNATE TECHNOLOGIES), disponível para os seus clientes no site: http://www.alternate.com.br/

COMO DAR ENTRADA EM NOTA FISCAL (NFE) VIA IMPORTAÇÃO DE XML NO FÓRMULA CERTA - ALTERNATE

Por fim, clique em importar. Caso os produtos importados nunca foram associados antes a este fornecedor, ele abrirá a tela abaixo. Significa que é o momento de você buscar o produto correspondente no cadastro do seu sistema. Feito isso uma vez, as próximas vezes o sistema reconhecerá automaticamente.

Duplicatas

As notas-fiscais eletrônicas que vierem com as duplicatas preenchidas serão importadas, inclusive com os parcelamentos, se houver. As que não vierem deverão ser incluídas depois do processo de importação pois ficarão incompletas e você receberá um alerta sobre isto. Veja abaixo quando as informações estão completas no arquivo XML do fornecedor:

Se a nota possuir este indicador (incompleto ou inconsistente) ela ficará marcada com status Pendente e não poderá ser atualizada. Observe no Log de importação na tela o motivo pelo qual a nota está Pendente. Veja que no caso acima a pendência é em relação a dados incompletos das duplicatas (veja na última linha da tela – ATENÇÃO: Dados nas duplicatas......)

• Se for Matéria-Prima é obrigatório o Nº do lote e a data de validade. Caso o arquivo venha sem estas informações o sistema importará a nota fiscal, mas você será obrigado a preencher estes dados, pois são obrigatórios. Também é importante observar o campo DENSIDADE que não pode ficar 0 (zero), ou você coloca o valor do laudo ou coloque 1.

• Caso seja Drogaria o sistema verificará o parâmetro OBRIGALOTE localizado na tabela 21 em Arquivos | Parâmetros para que o sistema saiba se é obrigatório ou não os campos Nº do lote e Data de validade. Você deverá deixar como obrigatório, pois toda nota fiscal eletrônica de medicamentos obrigatoriamente virá com os números de lotes e validades além da data de fabricação.

• Caso seja Revenda, o sistema verificará o parâmetro OBRIGALOTE e neste caso ele deverá estar como não obrigatório até que tenhamos uma definição final se a Receita irá exigir o lote e validade no caso destes itens. Como agora em Setembro é que as empresas iniciaram o processo de emissão de NF-e para estes produtos temos que ver como isto funcionará. Caso venha a ser obrigatório bastará alterar o parâmetro como fizemos para medicamentos e matérias-primas.

Não acontecendo nenhuma destas inconsistências acima, veja na imagem a seguir o resultado de uma importação com sucesso:

PARA FARMACÊUTICOS TIRAREM RELATÓRIO DAS PERDAS DE CONTROLADOS DADAS NO FÓRMULA CERTA - ALTERNATE

AO ABRIR A TELA CLIQUE EM IMPRIMIR, SELECIONE O INTERVALO DESEJADO

Aqui você tem um relatório completo de todas as perdas que foram feitas e se caso necessário imprimir para anexar junto ao BSPO como justificativa das perdas. 

CONTROLANDO E TIRANDO RELATÓRIO DE REVENDA POR PRODUTO NO ALTERNATE - FÓRMULA CERTA

Em seguida clique em imprimir. Não se esqueça de desmarcar a opção VISUALIZAR na caixa de impressão. O relatório deve parece assim.

Ele mostra quantos entrou e saiu e o saldo que deve ter. Mas para que isso dê certo é necessário que se faça toda o procedimento de inclusão de ficha de produção.

COMO TRABALHAR COM PRODUÇÃO INTERNA DE BALCÃO NO ALTERNATE – CONTROLE DE ESTOQUE E FICHA DE PRODUÇÃO PARA O LABORATÓRIO ETC...

Primeiramente o produto fabricado por sua farmácia a ser revendido como produto pronto no seu balcão, deve estar devidamente cadastrado em PRODUTOS no sistema. Muito importante: ele deve estar no Grupo: Revenda e no setor: 400 de produção interna como mostra na imagem abaixo.

Com os produtos cadastrados desta forma, você já pode vendê-los emitindo o cupom fiscal no caixa. Mas, para controlarmos o estoque dos insumos que são utilizados na fabricação e também do produto final, temos que cadastrar a fórmula no sistema e associá-la a este produto acabado de REVENDA que acabamos de criar.

Para você cadastrar a fórmula do seu produto, vá em ARQUIVO – FÒRMULAS, clique em incluir. Atenção a espécie utilizada, deve estar adequada ao seu tipo de fórmula (creme, loção etc...).

Depois de ter incluido toda a fórmula corretamente, clique na aba Acabados e em seguida como mostra na figura acima, clique em Adicionar. Como você já cadastrou o produto acabado e já possui o código de revenda dele, nós vamos digitar este código associando o produto pronto à fórmula. Informe a embalagem e o volume total deste produto.

Agora podemos fazer produção destes produtos, tirar ficha de pesagem de produção, rótulos, controlar o estoque dos insumos e também do produto pronto. Para isso, todas as vezes que o produto for produzido vá em ENTRADAS – FÓRMULA PADRÃO – clique no botão Incluir, coloque a sua filial e em seguida o nome ou o código da fórmula, como mostra na figura abaixo.

Depois de efetuar a inclusão da produção, você deve emitir a ficha de pesagem, como mostra na imagem abaixo.

Note, que ao ir no cadastro do produto de revenda em ARQUIVO – PRODUTOS, ao clicar na aba lote, aparecerá o lote recém produzido e a sua respectiva quantidade representada em unidade, frasco, vidro etc...Nos permitindo, assim, controlar a sua entrada e saída.

CONTROLE DE ESTOQUE E ALMOXARIFADO PARA FARMÁCIAS UTILIZANDO O FÓRMULA CERTA

Setores que interferem diretamente no controle do estoque:

PARA VER MELHOR AS IMAGENS, CLIQUE SOBRE ELAS.

ENTRADA DE NF: Assim que a mercadoria chegar na empresa, deve ser dada entrada no sistema, para não ter o risco de vendê-lo sem ainda estar no sistema, gerando erros de estoque. Também deve-se ter a preocupação de dar entrada corretamente, com os valores monetário e quantidades corretamente.

BALCÃO E CAIXA (NO CASO DAS DROGARIAS E FARMÁCIAS DE MANIPULAÇÃO COM PRODUTOS DE REVENDA): Certificar-se de que o produto que está sendo vendido ou manipulado é realmente o que vai sair da empresa. Atenção em não passar no caixa um produto com um nome ou preço parecido de outro.

Exemplo: Manipulando um creme de vit c para a pele, o balconista usa para fazer o pedido, a vit c pó, usada em cápsulas. Na verdade o pesador, e quem vai fazer a medicação, vai usar a vit c injetável, que é própria para esse tipo de formulação. Se o erro não for corrigido no sistema ao ser detectado, vai ficar menos vit c pó do que realmente tem, e mais vit c injetável do que realmente se tem, causando um furo no estoque.

ALMOXARIFADO: Deve conferir tudo o que chega no seu setor, verificando se foi dada entrada da NF do produto adquirido, emitindo a etiqueta de identificação pelo programa. Bloqueando lotes duplicados se caso houver, para obrigar o sistema a puxar o lote que está sendo utilizado. O sistema trabalha dando sempre a preferência de saída, para o lote com a data de vencimento menor. Portanto, se já houver um lote existente em uso e entrar um outro, com a data de vencimento mais baixa, ele para de dar saída no que está em uso, e começa a dar saída no que chegou com este vencimento mais próximo.

Ter uma boa comunicação com o pesador que irá identificar os erros de saída de insumos na ficha de pesagem, e providenciar para que as falhas sejam corrigida.

Se houver estoque estratégico (fora do almoxarife), todas as vezes que este estoque estratégico for reabastecido pelo almoxarife, este fica responsável por conferir se o estoque que está no seu setor (pois neste momento, só há estoque no seu setor), está correto com o sistema.

Todas as vezes que sair insumo do seu setor, anotar em planilha manual para haver confronto com o sistema automatizado do fórmula certa.

PESADOR: Ter uma boa comunicação com o setor do almoxarifado, para estar passando a ele todos os erros identificados nas fichas de pesagem e remetendo a informação ao mesmo para que as providências necessárias sejam tomadas.

ALMOXARIFADO – COMO VERIFICAR LOTES DE UM INSUMO OU PRODUTO NO SISTEMA

ALMOXARIFE - ACERTANDO O ESTOQUE DE UM PRODUTO OU INSUMO

Nesta tela vc só vai entrar se caso vc quiser acertar o estoque de algum produto que vc ver que está errado. O estoque normalmente é alimentado automaticamente pela entrada de nota fiscal e saída através da venda no terminal de caixa. Mas se alguma coisa falhar nós temos esse recurso que vc pode estar usando sempre para manter o estoque em ordem sempre. É sempre bom dar uma olhada no registro do estoque dos produtos que vc pretende fazer pedido para ir acertando e tirar relatórios cada vez mais confiáveis.

OBS: Na imagem abaixo pediu para selecionar Revenda (isso se vc quiser acertar produtos de balcão), se vc quiser acertar insumos selecione Mat. Prima, se emblagens, EMBALAGENS e assim por diante, não se esqueça de selecionar a filial correta.

Depois de alterar, clique em confirmar alteração e em seguida finalizar se vc já tiver terminado tudo. Depois clique em fechar lá em cima.

Caso seje necessário o cadastro do fornecedor, o procedimento é simples, siga o passos abaixo e preencha necessariamente e obrigatoriamente o que está de vermelho.

VÍDEOS SOBRE O TEMA:

COMO ACERTAR O ESTOQUE DE INSUMOS NO FÓRMULA CERTA

http://www.youtube.com/watch?v=s66Ah5WA5mQ

COMO TIRAR A ETIQUETA PARA ORGANIZAÇÃO DO ALMOXARIFADO

http://www.youtube.com/watch?v=6jpZSiio-Ls

tirando relatório de estoque produtos revenda NO FÓRMULA CERTA

http://www.youtube.com/watch?v=plhV0Qh0rmE

ACESSO REMOTO GRATUITO

Depois que o Logmein Free deixou de existir, nós que prestamos serviços de forma remota tivemos que buscar algumas alternativas no mercado.
Até o momento, dos gratuitos o melhor que já testei foi o Gbridge. Você pode obtê-lo e ler mais a respeito no site do BAIXAKI: http://www.baixaki.com.br/download/gbridge.htm.

Para poder usá-lo é obrigatório uma conta no gmail.